Les charges locatives font l’objet d’un appel mensuel de provisions. Une fois par an, le bailleur procède à leur régularisation. Les charges dont le propriétaire peut exiger le remboursement de son locataire doivent reposer sur une base réelle.

Le propriétaire peut exiger de son locataire le remboursement de certaines charges afférentes au logement. Appelées « charges récupérables », elles constituent des sommes accessoires au loyer principal. Il est impératif qu’elles reposent sur une base réelle. Impossible pour un bailleur d’évaluer forfaitairement leur montant.

En revanche, il peut demander, et c’est le cas le plus fréquent, le versement de provisions mensuelles avant le calcul définitif des charges en fin d’année.

Un seul texte de référence

La liste des charges récupérables est fixée par le décret no 87-713 du 26 août 1987. Il détaille poste par poste les sommes que le propriétaire est en droit de réclamer à son locataire. Jusqu’en 2006, cette liste était exhaustive et donc limitative. La loi du 13 juillet 2006 a atténué cette règle. Il est désormais possible d’y déroger. Un accord collectif local, signé entre bailleurs et associations de locataires peut compléter la liste en ajoutant des frais relatifs à la sécurité de l’immeuble ou au développement durable.

Eau, chauffage

Dans la liste, on retrouve par exemple, les consommations individuelles des locataires d’eau froide, d’eau chaude mais aussi celle relative à l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs. De la même façon, le coût du chauffage, les dépenses d’entretien de l’installation et les menues réparations sont supportés par le locataire. La liste réglementaire contient une énumération de ces frais (nettoyage des gicleurs, purge des points de chauffage, remplacements des joints par exemple). RappeIons que seules les dépenses qui y sont inscrites incombent au locataire.

Impôts

Les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement sont aussi des charges récupérables. Par conséquent, il incombe au locataire de payer la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage, bien que ces avis soient adressés au propriétaire. Il peut donc en demander le remboursement. La taxe d’habitation est quant à elle directement adressée au locataire qui occupe le logement au 1er janvier, il lui appartient de la payer. Enfin, la taxe foncière n’est pas récupérable.

Conciergerie, nettoyage de l’immeuble et espaces verts

La rémunération du gardien et du concierge peut être à la charge des locataires selon qu’il assure ou non l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets (s’il sort les poubelles par exemple). S’il effectue ces deux tâches, les dépenses correspondant à sa rémunération sont des charges récupérables à concurrence des trois quarts de leur montant (75 %). Lorsque l’une de ces deux tâches seulement est, assurée, le bailleur peut récupérer 40 % de la rémunération.

Si ces missions sont assurées par un employé d’immeuble (qui n’est pas logé), l’intégralité des dépenses relatives à sa rémunération est récupérable.

Quand l’entretien et le nettoyage de l’immeuble sont assurés par une entreprise, la totalité de la facture correspondante est récupérée sur les locataires. Concernant les espaces verts, le coût des opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage est à la charge des locataires. Il en va de même pour la peinture et les menues réparations des bancs de jardin et des équipements de jeux et grillages.

A ces frais s’ajoutent les dépenses de fourniture utilisées dans l’entretien courant (engrais, insecticides, fleurs par exemple). En revanche, les charges relatives aux arbres et notamment l’élagage restent à la charge des propriétaires.

Des règles différentes pour les meublés

Cette répartition des charges entre bailleurs et locataires ne concerne que les locaux vides à usage d’habitation principale (baux soumis à la loi du 6 juillet 1989). En location meublée, les charges locatives ne font I ‘objet d ‘aucune réglementation. Le bail peut tout de même renvoyer à la liste fixée par le décret de 1987. Mais il peut aussi fixer une liste de charges récupérables différente et prévoir un paiement des charges par forfait et non sur une base réelle.

Ascenseur

Toutes les dépenses liées à l’ascenseur ne sont pas récupérables auprès des locataires. Seule la consommation d’électricité pour faire fonctionner l’appareil et le coût de l’entretien normal (visites périodiques) incombent aux locataires.

La loi du 13 juillet 2006 a étendu ces frais à la réparation et au remplacement de petites pièces présentant des signes d’usure excessive ainsi qu’aux interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine (puis le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils). Par ailleurs, la répartition des charges d’ascenseur doit se faire selon l’utilité qu’il représente pour le locataire. Ainsi un locataire habitant au rez-de-chaussée ne doit supporter aucune dépense liée à cet appareil sauf s’il s’en sert pour descendre au sous-sol par exemple.

Une régularisation annuelle

Le propriétaire est tenu de faire le point sur les charges récupérables au moins une fois par an. Un mois avant cette régularisation, il adresse un décompte par nature de charge. Dans les immeubles collectifs, il doit préciser le mode de répartition entre les locataires, accompagné d’une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.

A compter du le septembre 2015, le locataire pourra demander au bailleur l’envoi du récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

L’objectif de la régularisation est d’établir le solde que le locataire reste à devoir ou, au contraire, que le bailleur doit rembourser. La provision pour charges doit s’établir sur la base de justificatifs et éventuellement en fonction des prévisions de hausse (par exemple augmentation du prix du fioul). Le propriétaire peut chaque année réajuster le montant mais ce dernier ne peut pas être recalculé sur la base d’un indice.

Enfin, lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée dans l’année de leur exigibilité ou au terme de l’année suivante, le locataire a la possibilité d’étaler le rappel sur douze mois s’il en fait la demande.