L’ERP, ou Enterprise Resource Planning, aussi connu sous le nom de PGI, ou Progiciel de Gestion Intégré, est un outil qui est plus que vital pour toute entreprise désireuse d’améliorer son organisation. Mais que sait-on sur ce système et ses avantages ?

Qu’est-ce que c’est ?

C’est un progiciel qui permet de regrouper la base de données de toute l’entreprise et de mieux la gérer. Il permet de gérer via une seule plateforme tous les services (appelés modules) au sein de l’entreprise comme la production, le stock, la comptabilité et bien d’autres encore. Tous les services ont donc accès à la même base de données et aux mêmes informations. Lorsqu’un employé entre ou modifie une donnée au sein d’un service, la base de données est immédiatement mise à jour et ce, sur toute l’entreprise. Si, par exemple, une vente a été effectuée au cours de la journée et que le commercial l’entre dans la base de données, cette modification sera instantanément appliquée aux autres services, comme la comptabilité, la gestion des stocks, la gestion de la production etc. Il n’y a donc plus besoin de vérifier ou d’entrer cette nouvelle vente dans la base de données de chaque service. Rappelons que l’ERP ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises, mais aussi aux PME qui veulent mieux organiser leurs activités.

Les modules

Les grandes entreprises comme les PME peuvent choisir les modules à intégrer à l’ERP en fonction de leurs besoins. Les éditeurs proposent des versions sur-mesure, visant à répondre aux exigences des entreprises, quelle que soit la taille et quel que soit le secteur d’activité. En effet, il en existe différentes versions pour différents secteurs d’activités. Sur le site http://www.progemi.fr , par exemple, vous trouverez des solutions pour les constructeurs de maisons individuelles pour une meilleure gestion de leurs activités.

La plupart des éditeurs proposent à minima ces quatre modules suivants :

La gestion commerciale

Ce module inclut la gestion des stocks, qui permet de garder un œil sur le stock disponible, du stock déjà réservé mais aussi de gérer les approvisionnements. La gestion des achats permet de mieux gérer les fournisseurs, les prix ainsi que les délais des fournisseurs. Elle permet également de contrôler les devis ainsi que les commandes passées auprès des fournisseurs, les éventuels imports, etc.

Le module de gestion commerciale englobe également la gestion des ventes. Il facilite la gestion des prix ainsi que des articles en vente. Il offre un meilleur aperçu sur les devis dressés, les bons de commandes ainsi que la livraison.

Pour garder de bons rapports avec la clientèle, la gestion du CRM fait partie intégrante de ce module de gestion commerciale. Il permet de gérer les contacts tout en classant les échanges déjà effectués avec les clients. Ce module inclut la gestion des campagnes marketing en cours ainsi que leurs retombées.

La gestion de la comptabilité

Qu’il s’agisse de comptabilité générale, auxiliaire ou analytique, ce module permet de garder un œil sur la situation financière de l’entreprise ainsi que sur tous les mouvements financiers dans l’entreprise, même les plus infimes.

Ce module permet de mettre à jour en temps réel le FEC ou le Fichier des écritures comptables. Rappelons que toute entreprise est dans l’obligation de présenter ce fichier aux administrations fiscales. Ce fichier relate toute la comptabilité de l’entreprise.

La gestion de production

Ce module permet de gérer la liste des nomenclatures (éléments nécessaires dans la fabrication d’un produit), le processus de fabrication mais aussi permet un meilleur suivi qualité. Il permet le suivi du chantier dans le temps dans le cas d’une construction d’une maison individuelle par exemple.

Le reporting décisionnel

Le reporting décisionnel se base sur les différentes données de l’entreprise pour faire un état de l’évolution de l’entreprise en tenant compte de la production et des coûts engagés.

Que gagneriez-vous à mettre en place un ERP ?

La mise en place d’un ERP dans votre entreprise vous offre une multitude d’avantages :

• Premièrement, il vous offre la possibilité d’améliorer l’organisation au sein de votre entreprise. En centralisant et en automatisant les données, ce système vous permet de rester réactif et surtout très compétitif dans votre activité.
• La centralisation des données évite les pertes de temps et permet à chaque service de travailler simultanément.
• Les risques d’erreurs sont minimes, voire quasi inexistantes avec ce système puisqu’il n’y a plus de risque que les données soient en doublon.
• Il n’est pas rare de perdre certaines données lorsque les données sont entrées manuellement. L’ERP vous vite de perdre des données qui peuvent vous être précieuses.

Mais les inconvénients ?

L’utilisation d’un ERP n’est pas sans inconvénient :

• C’est un système complexe qui nécessite un certain savoir-faire. Il faudra donc penser à une formation approfondie pour vos employés, mais aussi une période d’adaptation qui peut être plus longue en fonction de chaque personne.
• Toutefois, le jeu en vaut la chandelle comme vous pourrez optimiser la productivité grâce à ce système. Un ERP traite une base de données très volumineuse, il faut donc penser à utiliser un outil qui propose des serveurs puissants qui vous permettront une navigation fluide.
• Une fois mise en place, un ERP est difficile à désinstaller. Vous vous retrouvez donc un peu « accroché » à l’éditeur de l’ERP. Il est donc plus qu’important de bien réfléchir avant de choisir un éditeur.

A combien s’élève le prix d’un ERP ?

Cela n’est plus un secret, la mise en place d’un ERP coûte de l’argent. Et en plus de la licence, il faut savoir que la mise en place de ce système ne peut être faite que par un professionnel. Si votre système informatique n’est pas né de la dernière pluie, il faut penser à investir dans un nouveau système plus performant, compatible avec l’ERP. Comme il s’agit d’un système complexe, il faut que vos employés suivent une formation avec un professionnel, et cette formation peut s’étaler sur plusieurs jours en plus d’un suivi régulier.

Mais malgré ces quelques points à prendre en compte, l’utilisation d’un ERP offre de nombreux avantages considérables qui vous permettront de mieux gérer votre entreprise mais surtout d’optimiser vos chances de gagner la bataille avec vos concurrents sur le long terme…